GTD（Getting things done）最早在中国传播，是一本名为《搞定》的畅销书（豆瓣评分 8.1），她是一本世界级时间管理畅销书。作者 David Allen 是效率专家，自己有公司，提供效率提升的培训服务。这类公司在美国还是挺普遍的。《搞定》这本书最早的在 2002 年就在美国出版。
David Allen 认为工作效率之低下，是因为对工作待办清单不够清晰，没有合理的优先计划，因此带来了盲目工作和焦虑。
为什么会不够清晰？人脑的带宽有限，产生大量想法无法保存，也记不住。作者提到类似说法 ”Human mind is good at generating things, not holding things”。想法如川流一般进入脑子，但是停留不下来。
更常见一种区分任务的“重要-紧急”四象限分法，其弊端在于可能只能比较同个领域的事情，比如工作任务或者更细分的某个项目代办。当你多个项目同时进行，或者一周的时间序列中参杂家庭、个人生活的事情时，四象限有些不够区分，而且不同领域事情很难放到一起来比较。
“重要-紧急”四象限分法，未也考虑任务发生的时间（比如多久完成）、场合（比如是在家完成、还是在办公室完成）、项目（是重要项目还是日常工作），这让它在实践中往往沦为空乏的想法。
作者在一次演讲中，提到希望用 GTD 方法带给人的是 properly engaged 的状态，我们都体会过这种状态的反面。当所有事情扑面而来的时候，总会忘记一些重要的事情，先做眼前出现的事情的时候，会面临其他事情到期的挤兑，不分轻重手忙脚乱，这是压力的来源，也是情绪风暴的来源。
GTD 诞生的背景，是 2000 年左右的美国。那时候的知识工作者，每天和大量信息、符号打交道，能获取的信息早量已超过人脑负荷。而当时也许有了很多商业软件，比如 Microsoft Office 来提高做某项工作的效率，但个人事项管理或效率软件还方兴未艾。
在美国，很多服务因为第三方人工贵，需要自己做，比如每周一次去超市采购需要有采购清单，比如修房子对个人是大工程，很多美国人是自己做的，这些必然要挤进代办事项，让时间安排更苦难。相比今天的中国，这是难以想象的。外卖、打车、维修上门，一部手机就可以随时获取低价服务，手机外化成人脑，我们不要储存那么多事项在大脑中。
时至今日，在中国的我们可能不需要理解和践行完整的 GTD。但是作为知识工作者，用 GTD 思路和实践可以帮我们提高生产力，获得更轻松工作和生活。
GTD 是将遇到的任何事情，想法、任务、计划、工作分解、个人事项，经过流程图处理：
图片来自：Wikipedia
它像一个充满逻辑判断的程序，初看起来可能觉得复杂，只要你装有这个程序，熟练运行之后，会发现每天只需十几分钟，事情可以被有序分类，混乱的想法得以整顿和摆放好，情绪不会焦虑和失控。事情越多，这个程序发挥的价值越大。好比你购买一个帮自动整理 Excel 表格数据的软件，同样的价格，表格中数据量越大，你花同样的价格购买后得到的价值就越大。
GTD 结合以上流程图，在实践中有几个要点。
尽可能在第一步【Collect】收集你的想法。重点是脑海中一切想法，甚至焦虑，转成清单上的项目。这些想法可能已存在不同工具中，比如纸质笔记本、手机备忘录、草稿纸。尽量统一到一个清单中。
如果不是自己能独立完成，或者需要交给他人的，放到【Waiting for】目类中，也就是把事情交出去。降低自己的记忆和认知负荷。
如果不是单次任务可以做完，比如对我来说是一天内时间可以做完的，放入【Project】目类中，也就是建立一个项目来存放此事。未来有其他事情，也会归类到同个项目。
除了【2 分钟内】可以做完的事情，立刻去做，其他只是预处理，不要立刻去做。当你把这些事情妥当分类好时，即使没有完成她们，你的焦虑感也会降低。
最好结合代办事项或清单软件，在做完之后一个个勾掉或者划线。每次划掉一条的时候都成就感爆棚。每周回顾这周勾掉的事项，再从 【Someday/Maybe】目类中选出下周需要做的事情。当然，每天不可避免会出现新任务挤满下周的代办，但新任务依然可以按照流程图来分类，划到某个要完成的时间。
知易行难。很少有人坚持按照这个 David Allen 的流程图执行，但我们可以改善自己的行事方法，不断向 GTD 靠拢或者按自己的情况简化它，比如将任务安排到具体的日期，可以是每天安排第二天的事物，不用提前太久填入日历。